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Neuigkeit –

7.3.2023

Agile IT-Projekte – rechtssicher und verständlich

Den Verträgen wird im IT-Projekt nicht immer die erforderliche Aufmerksamkeit geschenkt. Zu Beginn der Zusammenarbeit sind Auftraggeber und Auftragnehmer meist sehr zuversichtlich hinsichtlich des Gelingens des Projekts, so dass rechtliche Grundlagen in Form von Projektverträgen gerne vernachlässigt werden. Häufig rächt sich das, denn es ist eher die Ausnahme als die Regel, dass ein IT-Projekt wirklich reibungslos verläuft.

Im Gegenteil: Die meisten IT-Projekte gelangen irgendwann in die berühmte „Projektschieflage“: Das Projekt läuft nicht wie erwartet, der Auftraggeber verweigert Abschlagszahlungen, der Auftragnehmer stellt daraufhin seine Arbeiten bis auf Weiteres ein. Es droht das Scheitern des Projekts mit anschließendem Gerichtsprozess, der in der Regel Jahre dauert und äußerst kostenintensiv ist. Und der Ausgang ist ungewiss.

Gibt es in einer solchen Situation keinen fundierten IT-Projektvertrag, der die Rechtsfolgen eindeutig regelt, ist es eher schwierig, eine einvernehmliche Lösung zu finden.

In einer solchen Streitsituation müssen zwangsläufig beide Seiten Zugeständnisse machen. Es geht Zeit und vor allem auch Geld verloren. Wirkliche Gewinner gibt es in diesem Szenario nicht, es geht hier nur um eine Schadensbegrenzung.

Dabei lässt sich eine solche Situation häufig vermeiden, wenn die Parteien vor Beginn des Projekts einen praktikablen IT-Projektvertrag aushandeln, mit dem man „arbeiten“ kann. Hier werden vorab die rechtlichen Grundlagen des Projekts festgelegt und schriftlich fixiert. Wichtig sind dabei unter anderem folgende Punkte:


Was ist vom Auftragnehmer konkret zu leisten?

Früher wurde in der Regel nach dem klassischen „Wasserfallmodell“ verfahren. Der IT-Projektvertrag wurde in diesen Fällen als Werkvertrag nach §§ 631 ff. BGB konzipiert. Dazu muss der Auftraggeber ein umfangreiches Lastenheft vorlegen, in dem sämtliche Anforderungen detailliert enthalten sind. Dadurch wurde der Leistungsinhalt genau definiert.

Heute werden jedoch meist agile Methoden angewendet. Hier werden die Anforderungen zu Beginn des Projekts nur noch rudimentär festgelegt, damit mit der Programmierung möglichst schnell und flexibel begonnen werden kann. Das führt jedoch oft zu Problemen, wenn es im Projekt um die Umsetzung im Detail geht und die Vorstellungen beider Seiten dann auseinandergehen.

Das lässt sich jedoch vermeiden. Auch bei agilen Methoden lassen sich die Anforderungen im Vertrag deutlich konkreter abbilden, als dies in reinen Angeboten meist der Fall ist. Damit liegt zwar immer noch kein klassisches Lastenheft vor, hilft aber schon deutlich weiter.


Wieviel soll das Projekt kosten?

In der Praxis möchte der Auftragnehmer am liebsten nach Aufwand abrechnen, der Auftraggeber möchte jedoch Planungssicherheit und eher einen Festpreis vereinbaren. Da bei agilen Methoden der Leistungsinhalt nur grob umrissen ist, gibt der Auftragnehmer im Angebot in der Regel nur eine unverbindliche Kostenschätzung ab. Entwickelt sich die Software im Projekt dann nicht nach den Vorstellungen des Auftraggebers, rechnet der Auftragnehmer für gewünschte Änderungen eine zusätzliche Vergütung ab, die den Rahmen der Kostenschätzung übersteigt. Damit ist der Auftraggeber aber in der Regel nicht einverstanden, weil er diese Arbeiten nicht als vergütungspflichtige Mehraufwände ansieht. Auch hier liegt großes Konfliktpotential, das sich durch entsprechende Regelungen im IT-Projektvertrag vorab deutlich verringern lässt.


Wann soll das Projekt fertig werden?

Der Auftraggeber benötigt Planungssicherheit zur Fertigstellung des Projekts. Verzögerungen werden häufig teuer, da etwa Marketingmaßnahmen bereits anlaufen und Personal eingestellt wurde. Da es bei der Anwendung agiler Methoden aber häufig zu Änderungen oder Erweiterungen der ursprünglich angedachten Leistung kommt, kann ein Fertigstellungstermin vorab nur schwer fest zugesagt werden. Sichert der Auftragnehmer hier einen konkreten Termin zu, geht er ein großes wirtschaftliches Risiko ein. Es ist deshalb sinnvoll, bereits vorab zu regeln, in welchen Fällen Termine verschoben werden dürfen.


Konflikte vermeiden

Bei den genannten Punkten handelt es sich nur um einen kleinen Ausschnitt konfliktträchtiger Themen. Auch weitere Punkte, wie z.B. Mitwirkungspflichten, Nutzungsrechte, vertretungsberechtigte Personen, Abnahmen, Gewährleistung und Haftung etc. sollten im Vorfeld gemeinsam vertraglich abgestimmt werden.

Sind sich beide Seiten vorab darüber im Klaren, wie die genannten Punkte im Projekt behandelt werden sollen, ist bereits ein Großteil des möglichen Konfliktpotentials ausgeräumt. Die Vertragsverhandlungen bieten dazu eine hervorragende Möglichkeit, wenn sie von spezialisierten und erfahrenen Anwälten begleitet werden.

Da es sich nach unserer Erfahrung bei Vertragsverhandlungen zu IT-Projekten in aller Regel um konstruktive Prozesse handelt, von denen beide Seiten profitieren, können wir Ihnen nur empfehlen, auch Ihr Projekt vorab auf ein solides, rechtliches Fundament zu stellen.

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 Florian Decker Florian Decker

Fachanwalt für IT-Recht,
Rechtsanwalt, Partner

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