Neuigkeit –

10.7.2023

Interne Meldestellen in Hessen – Hinweisgebermeldestellengesetz schafft Klarheit für die Anforderungen an Kommunen

Als erstes Bundesland hat Hessen im Landesrecht die Vorgaben des Hinweisgeberschutzgesetzes für Gemeinden und Gemeindeverbände präzisiert. Zeitgleich mit dem Bundesgesetz trat am 02.07.2023 das Hessische Hinweisgebermeldestellengesetz (HHinMeldG) in Kraft. Das HHinMeldG regelt die Einrichtung interner Meldestellen für Gemeinden, Gemeindeverbände und solchen Beschäftigungsgebern, die im Eigentum oder unter der Kontrolle von Gemeinden oder Gemeindeverbänden stehen.

Wer ist zur Einrichtung von internen Meldestellen verpflichtet?

In Hessen sind seit dem 02.07.2023 alle Gemeinden und Landkreise, die entweder mindestens 10.000 Einwohner oder mindestens 50 Beschäftigte haben, verpflichtet eine interne Meldestelle einzurichten, an die sich Beschäftigte mit Hinweisen auf Regelverstöße melden können.

Die Pflicht tritt gleichermaßen Anstalten des Öffentlichen Rechts und kommunale oder kommunal kontrollierte Unternehmen. Explizit verpflichtet sind auch Zweckverbände und kommunale Versorgungskassen. Eine Ausnahme von der Verpflichtung ergibt sich nur, wenn weniger als 50 Beschäftigte vorhanden sind.

Gemeinsame Umsetzung im Rahmen zentraler Angebote

Das HHinMeldG erlaubt ausdrücklich, dass Gemeinden und Landkreise interne Meldestellen gemeinsam einrichten und betreiben dürfen. Weiter stellt das HHinMeldG klar, dass es auch Gemeinden und Landkreisen erlaubt ist, Dritte mit dem Betrieb der internen Meldestelle zu beauftragten. Die interkommunale Zusammenarbeit ermöglicht es Gemeinden und Landkreisen eine interne Meldestelle gemeinsam einzurichten und zu betreiben.

Interkommunale Zusammenarbeit als Chance für die hessischen Gemeinden und Landkreise

Die explizite Erlaubnis zum Betrieb von gemeinsamen Meldestellen eröffnet den Verpflichteten eine Vielzahl von Möglichkeiten, kostensparende Lösungen ohne Qualitätseinbußen zu schaffen.

Zentrales Qualitätsmerkmal einer internen Meldestelle ist das Niveau des Vertrauensschutzes und die Niederschwelligkeit des Kommunikationsangebotes. Zahlreiche Studien belegen, dass hinweisgebende Personen sich umso früher melden, je größer das Vertrauen in den angebotenen Meldekanal ist.

Im Rahmen zentraler Umsetzungen stellt sich die Frage, wie das erforderliche Vertrauen geschaffen werden kann. Bevorzugen hinweisgebende Personen einen zentralen Ansprechpartner, um möglichst große sachliche und persönliche Distanz zum eigenen Tätigkeitsbereich zu haben? Oder bewirkt das eher Verunsicherung und bevorzugen hinweisgebende Personen die Möglichkeit der Adressierung an einen Ansprechpartner aus dem eigenen Beschäftigungsbereich?

Die Vorstellung, das Verhalten von Kollegen auf Ebene des Landkreises anzusprechen hält nach unserer Einschätzung viele hinweisgebende Personen von der Hinweisabgabe ab, da sie nicht möchten, dass ihr Hinweis von Anfang an Wirkung über die eigenen Kommune hinaus entfaltet. Nach unseren Erfahrungen ist es vielen hinweisgebenden Personen wichtig, dass vom Hinweis betroffene Personen eine faire Chance haben, das Geschehene aufzuklären und Abhilfe zu schaffen.

Mit der Beauftragung eines Vertrauensanwaltes zum Betrieb einer zentralen, z.B. kreisweiten Meldestelle, können alle hinweisgebenden Personen das richtige Vertrauensniveau für ihre individuelle Hinweisabgabe finden.

Betreuen Vertrauensanwälte als Dritte die interne Meldestelle erfolgt die Hinweisabgabe zunächst ausschließlich gegenüber den externen Rechtsanwälte - schon hier beginnt der besondere Vertrauensschutz durch die berufsrechtliche Verschwiegenheit der Rechtsanwälte.

Im Rahmen des Dialogs mit den Vertrauensanwälten können die hinweisgebenden Personen den weiteren Informationsfluss bewusst steuern. Im Dialog klären die Vertrauensanwälte, ob die hinweisgebende Person eine Weitergabe des Hinweises an einen zentralen Ansprechpartner, z.B. auf Kreisebene, oder an einen lokalen Ansprechpartner beim eigenen Beschäftigungsgeber wünscht.

Diese Steuerungsmöglichkeit ist verwehrt, wenn die zentrale internen Meldestelle mit eigenen Mitarbeitenden besetzt wird. Mit Eingang des Hinweises ist dann unumkehrbar Kenntnis auf der zentralen Ebene gegeben.

Eine Lösung mit hochwertigem Vertrauensschutz sollte dabei auch eine digitale Kommunikationsplattform integrieren, die einen verschlüsselten anonymen Dialog mit der hinweisgebenden Person ermöglicht. Das Hinweisgeberschutzgesetz adressiert die Anonymität ausdrücklich als Soll-Vorgabe für die Hinweisabgabe.

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Stephanie KappenStephanie Kappen

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Christian FaberChristian Faber

Fachanwalt für Bank- und Kapitalmarktrecht,
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Zertifizierter ESG-Officer

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