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Neuigkeit –

13.7.2023

Vergaberechtliche Rahmenbedingungen bei der Einrichtung von Hinweisgebersystemen

Wenn öffentliche Auftraggeber sich für die Beschaffung eines Hinweisgebersystems interessieren, müssen sie das Vergaberecht beachten. Ein Hinweisgebersystem als Software-as-a-Service (SaaS) Lösung ist – isoliert oder als Bestandteil anwaltlicher Beratung – eine Dienstleistung und damit Gegenstand eines öffentlichen Auftrags.

Anwendbares Vergaberecht

Bei der Vergabe eines Auftrages für ein Hinweisgebersystem bewegen sich öffentliche Auftraggeber regelmäßig im sogenannten Unterschwellenbereich. Zum Unterschwellenbereich gehören Aufträge mit einem Auftragswert von bis zu 215.000,00 EUR.

Die Zugehörigkeit zum Unterschwellenbereich bedeutet, dass die europarechtlichen Vorschriften und das Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) für die Vergabe keine Anwendung finden.

Es sind daher die Vorschriften des jeweiligen Landesrechts zu beachten. Im Rahmen der landesrechtlichen Vergaberegelungen existieren weitere Betragsgrenzen, die festlegen, ab welchem Auftragswert welche formalen Anforderungen an das Vergabeverfahren zu stellen sind.

Immer und zwar unabhängig vom Erreichen dieser Betragsgrenzen, hat die Beauftragung im Wettbewerb stattzufinden. Das heißt, es sind in der Regel wenigstens drei Vergleichsangebote einzuholen.

Der Umfang der genauen Anforderungen, die an eine Beauftragung im Wettbewerb zu stellen sind, bestimmt sich nach der Natur des Geschäftes und daraus, welcher Wettbewerb für die gesuchte Leistung überhaupt besteht.

Für die Anschaffung einer eine Software für ein digitales Hinweisgebersystem bedeutet das in der Regel, dass mindestens 2 Vergleichsangebote von Technikdienstleistern eingeholt werden sollten. Der Markt hierfür ist sehr vielseitig.

Bei AdvoWhistle, unserer Rundum-Sorglos-Lösung, bei der Vertrauensanwälte die Aufgaben der internen Meldestelle übernehmen und als einen möglichen Kommunikationsweg eine digitale Plattform integrieren, ist der Markt deutlich eingeschränkter. Aktuell sind nach unserer Kenntnis nur äußerst wenige Anbieter mit einer vergleichbaren anwaltlichen Dienstleistung am Markt, was die Möglichkeiten zur Einholung von Vergleichsangeboten entsprechend einschränkt.

Darüber hinaus lassen die allermeisten Bundesländer die Vorschriften der Unterschwellenvergabeordnung (UVgO) zur Anwendung kommen. Hierbei handelt es sich um eine Bundesverordnung, bezüglich derer die Bundesländer jeweils einzeln entscheiden, ob sie diese an-wenden, und wenn ja, in welchem Umfang oder ggf. mit Änderungen.

Die Unterschwellenvergabeverordnung enthält auch Sonderregelungen für freiberufliche Leistungen, die bei der Beauftragung von AdvoWhistle Vereinfachungen bedeuten können.

AdvoWhistle – Vergabe im Wettbewerb

§ 50 UVgO regelt, dass öffentliche Aufträge über Leistungen, die im Rahmen einer freiberuflichen Tätigkeit erbracht werden, im Wettbewerb vergeben werden können und keines förmlichen Vergabeverfahrens bedürfen.

Diese Vorschrift findet auf AdvoWhistle Anwendung. AdvoWhistle ist eine anwaltliche und damit freiberufliche Dienstleistung. Unsere Vertrauensanwälte übernehmen die Aufgaben ihrer internen Meldestelle. Ein digitales Hinweisgebersystem ist einer der inkludierten Kommunikationskanäle, die die hinweisgebenden Personen nutzen können.

Im Rahmen von AdvoWhistle inkludiert unser Angebot auch eine Rahmenvereinbarung über diejenigen Anwaltsstunden, die im Einzelfall zusätzlich zur monatlichen Pauschale anfallen können. Für solche Rahmenverträge ist § 15 UVGO zu beachten, der besagt, dass eine Rahmenvereinbarung höchstens eine Laufzeit von 6 Jahren haben darf. Hierbei bieten wir gerne Verträge mit festen Laufzeiten und zusätzlichen Verlängerungsoptionen an.

Der Auftragswert für die Beauftragung von AdvoWhistle mittels einer Zusammensetzung aus der monatlichen Pauschale für die Dauer der Laufzeit und der zur erwartenden zusätzlich anfallenden Anwaltsstunden zu berechnen. Für diese Schätzung können wir gerne aufgrund der uns vorliegenden Erfahrungswerte über die Anzahl der zu bearbeitenden Hinweise und den Umfang des Dialoges Anhaltspunkte liefern.

Ein isolierter Softwarebezug fällt nicht unter diese Sonderregelung für freiberufliche Leistungen. Maßgeblich sind hier landesrechtlichen Betragsgrenzen als Weichenstellung für die Frage, ob ein förmliches Vergabeverfahren indiziert ist oder eine Vergabe im Wettbewerb erfolgen kann. Bei der Auftragswertschätzung ist für die technische Dienstleistung eine Laufzeit von 4 Jahren zu Grunde zu legen.

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Stephanie KappenStephanie Kappen

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Nils JenneweinNils Jennewein

Fachanwalt für Verwaltungsrecht,
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